Cómo programar una reunión en Microsoft Teams

Cómo programar una reunión en Microsoft Teams.

Hay muchas cosas que puedes hacer para mejorar la eficiencia de tu equipo, y utilizar un centro de colaboración como Microsoft Teams es una de ellas. Es una gran herramienta de comunicación que puedes utilizar para chatear, compartir archivos y celebrar reuniones de audio y vídeo con tu equipo.

Si eres nuevo en Teams, puede que no sepas cómo programar una reunión. Hay muchas maneras de hacerlo, y tus opciones dependen de la versión de Microsoft Teams que estés utilizando. En este artículo, te daremos todos los detalles que necesitas saber.

Programar una reunión en Microsoft Teams

Tu cuenta de Microsoft Teams está conectada a todos los productos del grupo Microsoft 365, como SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Y el calendario que utilizas en Teams está directamente conectado al calendario de Microsoft Exchange.

Outlook también utiliza el calendario de Exchange. Esto significa que una vez que programes una reunión en Outlook, aparecerá automáticamente en Teams y viceversa. A continuación te explicamos cómo programar una reunión en Microsoft Teams:

  1. En el chat de Teams, haz clic en el icono «Programar una reunión» (bajo el cuadro del nuevo mensaje).
  2. Selecciona «Calendario», que está en el panel de la izquierda, y haz clic en «Nueva reunión».
  3. Aparecerá una ventana emergente. Puedes seleccionar la hora y la fecha de la reunión.
  4. Cuando hayas terminado de programar, haz clic en «Guardar». Después, la ventana emergente se cerrará y podrás enviar invitaciones de reunión con Outlook.
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Asistente de programación

En la ventana emergente, también puedes utilizar la función «Asistente de planificación». Esta función te ayudará a encontrar el momento adecuado para todos los miembros de tu equipo, incluido tú mismo.

Cuando selecciones esta opción, podrás ver cuándo los participantes de la reunión están libres y cuándo están ocupados. El azul oscuro representa las franjas horarias en las que no están disponibles. Las ranuras de color azul claro son los tiempos disponibles y las ranuras grises son los tiempos de inactividad del participante.

Invitar a personas ajenas a tu equipo

Una de las ventajas de Microsoft Teams es que puedes invitar a personas ajenas a tu organización a unirse a la reunión.

Ni siquiera necesitan tener una licencia de Microsoft Teams. Todo lo que necesitas es su nombre y su dirección de correo electrónico, y puedes enviar la invitación. Esto es lo que tienes que hacer:

  1. Abre la opción «Añadir participantes necesarios» en el formulario emergente de Nueva Reunión.
  2. Haz clic en «Opcional».
  3. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona.
  4. Haz clic en «Invitar». Pronto llegará una invitación por correo electrónico a su bandeja de entrada.

También puedes programar una reunión para que tenga lugar en un canal específico de Teams. En el formulario de Nueva Reunión, selecciona «Añadir Canal». Una vez que lo hayas configurado y enviado las invitaciones, no podrás cambiar el canal.

Si necesitas hacer un cambio, tendrás que crear nuevas invitaciones. Además, si se va a celebrar una reunión en un canal, todos los miembros de ese equipo podrán unirse a la reunión, aunque no hayan recibido la invitación.

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Edición gratuita de Microsoft Teams

Si utilizas una edición gratuita de Teams, puede que te preguntes dónde está la opción de programación en tu aplicación. Pues bien, lamentablemente, en la versión gratuita de Microsoft Teams no puedes programar reuniones.

Pero eso no significa que no puedas tener una reunión. La aplicación tiene una opción de «Reunirse ahora» para que sepas cuándo necesitas reunir al equipo rápidamente.

Sólo tienes que hacer clic en el icono de la cámara que está junto a «Reunirse ahora» y luego seleccionar todos los nombres de las personas que asistirán a la reunión. Esta función también está disponible para las cuentas de Teams por suscripción.

Más información sobre Microsoft Team Meetings

Puedes tener hasta 250 personas en una sola reunión de equipo. Sin embargo, no puedes ver a todos los participantes a la vez. Antes de las actualizaciones recientes, sólo podías ver un máximo de cuatro participantes activos en una llamada. Ahora puedes tener nueve participantes en la pantalla a la vez. Pero la nueva actualización ha traído otras innovaciones interesantes.

Los participantes en las reuniones de Microsoft Teams tienen ahora mejor calidad de audio y fondos personalizados para las reuniones. También puedes fijar un vídeo si necesitas centrar más la atención en un participante concreto de la reunión. Otras funciones relacionadas con las reuniones son un vestíbulo virtual, la posibilidad de compartir la pantalla y la resolución de problemas interactivos.

Reúne a tus equipos

Hay muchas maneras de mejorar la eficiencia de tu lugar de trabajo utilizando Microsoft Teams. Es principalmente una aplicación para compartir archivos basada en el chat. Pero también es una herramienta fantástica cuando necesitas hacer una videoconferencia con tu equipo.

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Programar una reunión con un asistente de programación hace que la logística de encontrar el momento adecuado sea mucho más cómoda. Y si alguien no forma parte de tu organización o equipo, puede unirse igualmente. Sólo tienes que enviarles una invitación por correo electrónico.

¿Has asistido alguna vez a una reunión del equipo de Microsoft? ¿O programar uno? Háznoslo saber en la sección de comentarios más abajo.

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