No existe una herramienta más útil para la organización de información que una tabla de Microsoft Office Access. En este artículo se explicará cómo crear una tabla en Access, paso a paso. Esta es la mejor manera de aprender a usar la herramienta y sacar el máximo provecho a su funcionamiento. Aprende a crear y diseñar fácilmente una tabla en Access y optimiza el uso de datos al máximo. Si dominas el proceso de creación de tabla, podrás sacar el mejor rendimiento de Access.
1. ¿Qué es Access?
Access es una aplicación de base de datos personal desarrollada por Microsoft. Es posible usar Access para almacenar información, crear formularios de imputación de datos, crear consultas y crear módulos de Visual Basic para aplicar lógica de procesamiento. Todos los mismos se pueden compilar en un «paquete» que puede ser usado por usuarios sin tener acceso a los archivos de Access.
Aunque Access es comúnmente utilizado para desarrollar aplicaciones SENIAT, el verdadero poder radica en el hecho de que se puede usar para crear tablas individuales, establecer relaciones entre las mismas y para crear salidas de impresión. Esto resulta en que los usuarios puedan crear prototipos de bases de datos sin necesidad de contar con un equipo de programación completo y de una forma mucho más económica.
Las principales características de Access incluyen la habilidad de crear informes, usar el lenguaje de control Visual Basic, importar archivos creados fuera de Access, compilar informes con el programa Output Creator y mejorar la presentación gráfica de los informes creados. De esta manera, los desarrolladores pueden crear procesos de base de datos más potentes para su empresa.
La interfaz de usuario de Access también está altamente personalizable. También existe un área de programación en el que los usuarios pueden realizar cambios en la aplicación. Esto permite que los usuarios adapten la aplicación a sus necesidades exactas. La única limitación es la imaginación del usuario.
2. ¿Cómo Crear una Tabla en Access?
Comenzar a construir una tabla en Microsoft Access
Para empezar a trabajar con Microsoft Access y crear una tabla, primero necesitará abrir una base de datos existente o crear una nueva. Una vez allí, seleccione la pestaña “Crear” de la parte superior de la ventana. Esto desplegará una variedad de opciones de diseño de la base de datos o tablas.
Escoja la opción “Tabla de Diseño” para abrir una ventana con una herramienta interactiva que le ayude a construir su tabla. En la nueva ventana, encontrará una caja de herramientas en la parte superior para agregar nuevos campos a la tabla paso a paso.
Agregar campos a la tabla
El primer paso para crear una tabla en Microsoft Access es agregar los campos a la tabla. Estos son los nombres y parámetros que usará para buscar y filtrar en la base de datos. Puede seleccionar el signo “+” en la caja de herramientas y se desplegará una ventana emergente con más opciones para agregar campos a su tabla.
Constrúyalo paso a paso con la herramienta interactiva
Cada campo tiene sus propias opciones que puede elegir haciendo clic en el ícono “Configurar” de la parte inferior de la ventana. Allí, puede elegir el tipo de datos que quiere almacenar en el campo, como letras, números, fechas, direcciones, etc. Esto ayudará a Microsoft Access a procurarle información más precisa cuando esté buscando información en la base de datos.
Terminada la configuración, presiona el botón “Aceptar” en la caja de herramientas para guardar los cambios. De esta manera, el campo ha sido creado en la tabla de Microsoft Access y está listo para usarse.
3. ¿Qué Elementos son Necesarios para Crear una Tabla?
Crear una Tabla: Seguir Pasos Simples
Para crear una tabla, hay varias etapas. Primero debe elegir una aplicación de software de base de datos, como Microsoft Access, un programa de procesamiento de hojas de cálculo, como Microsoft Excel, o una aplicación de diseño web, como Adobe Dreamweaver. Una vez que se haya instalado la aplicación en su computadora, estará listo para comenzar.
Propiedades de la Tabla
Cada tabla se compone de columnas y filas. Después de seleccionar el software que desea utilizar para crear su tabla, necesita comprender la terminología utilizada para describir sus propiedades. Las columnas se refieren a los datos que se encuentran a lo largo de la parte superior de la tabla y las filas se refieren a los datos que se encuentran de izquierda a derecha. Estas serán las dos principales partes de la tabla.
Ingrese el Contenido de la Tabla
Una vez que tenga una comprensión clara de cómo se ve una tabla y de cómo se relacionan filas y columnas, estará listo para comenzar a insertar los datos de la tabla. Asegúrese de proporcionar un título para describir a qué se refiere la tabla. Por ejemplo, para una tabla que contiene información sobre alimentos saludables, el título puede ser «Alimentos Saludables para los Niños».
Estructuración de la Tabla
La estructura de la tabla es un elemento importante al organizarla. Establecer las cantidades adecuadas de ancho para cada columna es una tarea esencial. Si hay demasiado espacio entre los datos, la tabla se verá muy vacía, pero si hay demasiado poco espacio, los datos no se ven correctamente. Al hacer clic en el icono de la tabla en la interfaz de la aplicación de software, también puede agregar filas y columnas para una tabla de mayor tamaño.
4. Paso 1: Abriendo Access y Seleccionando la Base de Datos
Comenzando
Ahora que hemos descargado Access, estamos preparados para abrirlo y empezar con nuestra base de datos. Para abrir Microsoft Access, vamos al ‘Inicio’ y busca el icono. Si lo encuentras, simplemente haz clic y deberías estar listo.
Si ya has abierto Access anteriormente, también puedes encontrar el icono relacionado en tu barra de tareas. Cuando abres Access, podrás ver la ventana principal, desde la cual puedes iniciar el trabajo con una base de datos. Ahora que está abierto, elige el botón ‘Archivo’ en la parte superior izquierda.
Una vez allí, elige la opción de ‘Abrir’. Esto desplegará una ventana con todos los archivos de bases de datos disponibles en tu computadora. Allí, elige el nombre de tu archivo. También puedes seleccionar un archivo de base de datos de otra computadora conectando un dispositivo de almacenamiento USB. El archivo de base de datos será abierto.
También es posible crear una nueva base de datos desde esta misma opción, eligiendo el botón ‘Crear’. Allí podemos crear una nueva base de datos para trabajar. Si deseas exportar una base de datos, también puedes seleccionar ‘Exportar’ y seguir los pasos para guardar tu archivo.
5. Paso 2: Selección de Campos y Especificación de Datos
Revisión de los campos de datos: Una vez seleccionados los campos necesarios, el usuario debe iniciar la revisión de cada uno de sus campos para determinar si cuentan con la exacta información necesaria. Los campos de información deberán contener los datos que el usuario desea obtener de manera clara y precisa, evitando cualquier tipo de campo ambiguo o repetido.
Definición de los tipos de campos: Una vez finalizada la revisión de los campos, el usuario deberá especificar el tipo de campo al que corresponden. Estos pueden ser desde un texto libre o cajas de selección a listas desplegables o checklists. Cada una de estas herramientas cuenta con características específicas y propiedades que el usuario debe conocer antes de tomar su decisión.
Selección de herramientas para formularios: El usuario debe tener en cuenta la herramienta para formularios que mejor se ajuste a la especificación de sus datos, estos pueden ser lenguajes de programación como HTML o JavaScript. En el caso de optar por una segunda opción, existen multiples servicios web para crear formularios y contar con una serie de herramientas para la gestión de los mismos. Algunos de estos servicios cuentan incluso con tutoriales y versiones gratuitas.
Implementación de los campos: Tras haber seleccionado la herramienta que mejor se ajuste a la especificación de los campos de datos, el usuario deberá comenzar a implementar cada uno de ellos. Esta implementación se realiza según las características definidas en los pasos anteriores. Una vez finalizado este proceso, se deberá proceder a la prueba de los campos para determinar el correcto funcionamiento.
6. Paso 3: Definición de Identificadores Primarios y Extranjeros
Establecer Identificadores Primarios y Extranjeros para las tablas
Una vez que hayamos establecido la estructura conceptual de la base de datos a través del diseño relacional, el siguiente paso es establecer los identificadores primarios y extranjeros para cada tabla en la base de datos. El objetivo de esto es garantizar que cada fila de datos esté asociada de forma única y que cada registro se relacione con registros de otros listados.
¿Qué es un Identificador Primario?
El identificador primario es un campo en la tabla que contiene datos que identifican únicamente a esa fila de datos. Esto se logra estableciendo el campo como una clave primaria, lo que significa que no puede haber dos filas con los mismos datos en ese campo. Algunos campos comunes que se establecen como identificadores primarios son los números de identificación, los números de control y los nombres de usuario.
¿Qué es un Identificador Extranjero?
El identificador extranjero es un campo en una tabla que se usa para establecer una relación entre esta tabla y otra. Esto se logra referenciando el campo en la primera tabla con el campo clave primaria de la segunda tabla. Al hacerlo, podemos relacionar dos registros específicos de dos tablas separadas. Esto es útil para almacenar datos relacionados sin tener que duplicarlos en la base de datos.
Paso a seguir para establecer Identificadores Primarios y Extranjeros
Establecer identificadores primarios y extranjeros en los registros de una base de datos es un proceso sencillo. Primero, necesitamos identificar qué tablas están relacionadas entre sí, y qué campos servirán como el identificador primario y el identificador extranjero. Una vez que hayamos hecho esto, podemos usar SQL para establecer los campos relacionados como claves primarias y claves externas. Finalmente, se puede usar una herramienta de verificación para garantizar que todas las relaciones se hayan establecido correctamente.
7. Paso 4: Guardando la Tabla
Cómo guardar una tabla de Excel
Guardando como archivo original
Guardar una tabla de Excel depende del tipo de archivo que quieras generar. Si deseas guardar el archivo como fue originalmente creado, entonces tendrás que hacerlo como un archivo de Excel:
- Haz clic en “Archivo” en la parte superior de la pantalla.
- Haz clic en «Guardar como».
- Haz clic en el desplegable a la izquierda, y elija «Archivo de Microsoft Excel».
- Escribe un nombre para el archivo a la derecha.
- Haz clic en «Guardar».
Guardando como formato diferente
Si necesitas guardar la tabla en un tipo de archivo diferente, entonces tendrás que seguir los siguientes pasos:
- Haz clic en «Archivo» en la parte superior de la pantalla.
- Haz clic en «Guardar como.»
- Selecciona el desplegable a la izquierda, y elija el tipo de documento al que deseas convertir el archivo.
- Escribe un nombre para el archivo a la derecha.
- Haz clic en «Guardar».
Guardando como formato PDF
Excel también tiene la opción de guardar documentos como archivos PDF. Esto es útil si deseas compartir el documento con otros usuarios que no tienen Excel, o si deseas imprimir el documento sin cambiar el formato:
- Haz clic en «Archivo» en la parte superior de la pantalla.
- Haz clic en «Guardar como».
- Selecciona el desplegable a la izquierda, y elija «Archivo PDF».
- Escribe un nombre para el archivo a la derecha.
- Haz clic en «Guardar».
Guardando en un dispositivo externo como una unidad USB
Si deseas guardar tu documento en un dispositivo externo como una unidad USB, sigue estos pasos:
- Haz clic en «Archivo» en la parte superior de la pantalla.
- Haz clic en «Guardar como».
- Selecciona el desplegable a la izquierda, asegurándote de que los ajustes estén correctos para guardar el archivo correctamente.
- En el desplegable de abajo, selecciona el dispositivo o unidad USB desde donde quieres guardar el documento.
- Escribe un nombre para el archivo a la derecha y haz clic en «Guardar».
8. Convertir Tablas para Finalizar el Proceso
Los usuarios a menudo tienen tablas que están en formato PDF o Word, y deben convertirlas a la herramienta de hojas de cálculo que usan en su empresa. Esto se hace para poder seguir operando con los documentos de una forma ordenada, y para tener registros de cambios. Para hacer esto hay varias opciones.
Herramientas en Línea. Hay muchas herramientas en línea que permiten a los usuarios convertir sus documentos en un formato de hoja de cálculo. Estas herramientas permiten una conversión rápida y sencilla de documentos de texto a hojas de cálculo.
Herramientas de Escritorio. Existen programas como Microsoft Excel para soluciones de escritorio más sofisticadas. Esta herramienta es útil si los usuarios manejan grandes cantidades de datos, o si los usuarios quieren trabajar con los datos más tarde.
Otras Herramientas. Hay también aplicaciones de terceros como Google Sheets que permiten que los usuarios conviertan sus documentos en un formato de hoja de cálculo. Estas aplicaciones suelen tener una interfaz muy sencilla y permite a los usuarios guardar sus documentos en la nube para modificarlas desde cualquier dispositivo.
Es muy importante que los usuarios aseguren que sus documentos sean convertidos de forma correcta antes de proceder con la siguiente etapa del proceso. También es recomendable documentar todo el proceso de conversión para comprobar cualquier cambio o inconsistencia en las mismas. Ahora, después de pasar por los pasos simples para la creación de una tabla en Access, estamos seguros de que estás listo para comenzar a utilizar esta aplicación de forma eficiente. Acceso es una herramienta maravillosa para el análisis de datos, el control de inventarios y mucho más. Estamos seguros de que una vez que domines cómo crear tablas, descubrirás todo lo que Access puede hacer por ti. ¡Buena suerte con tu proyecto y no olvides compartir tus resultados!